Chapitre I. Généralités sur la Comptabilité et sur l’Entreprise

Il est moins coûteux d’acheter un livre de comptabilité que d’avoir un téléphone portable.

La comptabilité vous apprendra à compter le volume de vos dépenses.

Le téléphone portable bâtira un pont permanent entre ceux et celles qui vous quémandent de l’argent et vous-même.

Il vous appauvrira.

Le présent chapitre comporte deux sections. Il est essentiellement consacré à la définition et à la compréhension, non exhaustive, de trois concepts. La première section aborde la notion d’entreprise et celle de l’entité. La seconde, quant à elle, essaie de nous faire comprendre la notion de comptabilité.

1.         L’entreprise et l’entité 2.         La comptabilité3.         Appréhension des concepts comptables de base (SYSCOHADA)

Section 1 : Généralités sur la notion d’entreprise et celle de l’entité

La comptabilité générale s’adresse à l’entreprise. Celle-ci joue un rôle essentiel dans les mécanismes économiques d’un pays. En tant qu’entité, il importe d’expliquer les notions essentielles et de maîtriser le rôle, les moyens et les classifications de l’entreprise.  Préalablement, étant donné que le présent manuel comptable est conçu sur la base du Système Comptable OHADA (SYSCOHADA), il convient, de prime abord, d’expliciter les deux concepts qui y sont les plus usités, à savoir, l’entreprise et l’entité.

1.1. La notion de l’entreprise

L’entreprise est la cellule (unité) de base économique, autonome financièrement, organisée, durable, regroupée d’hommes et de femmes, ayant des règles de fonctionnements et d’objectifs, où se combinent les facteurs de production afin de créer de biens et services, de les vendre sur le marché, dans le but de réaliser le profit.

Partant de cette définition, nous pouvons mettre en évidence les aspects suivants :

  • Une entreprise est autonome et financière indépendante : ceci veut dire qu’une entreprise produit sous sa propre responsabilité. A l’entrepreneur, qui est du reste une tierce personne vis-à-vis de l’entreprise, de la traiter comme une individualité ;

  • Une entreprise produit: elle prend en amont du processus de production, les facteurs, en l’occurrence, le travail, le capital et les facteurs naturels tels que les minerais, l’eau, le soleil, etc. (inputs), les mélange et en fait sortir les outputs, c’est-à-dire les biens ou services consommables ;

  • Une entreprise produit pour le marché: Elle vend les biens et services qu’elle produit à des consommateurs ;

  • Une entreprise recherche le profit car sa survie en dépend : avant de vendre ses biens et services sur le marché, une entreprise dépense de l’argent en achetant certains biens et services lui permettant de réaliser sa production ou ses prestations. Ainsi, lorsque cette entreprise lancera ses biens et services sur le marché, elle les vendra à un prix supérieur aux dépenses effectuées afin de gagner un surplus d’argent. Cela constitue son

1.1.2. Le rôle de l’entreprise

Il existe trois rôles essentiellement reconnus à toute entreprise, à savoir le rôle économique, social et financier :

  • Rôle économique : l’entreprise produit des biens ou services pour satisfaire les besoins du marché. L’impôt sur le bénéfice qu’elle paie à l’Etat, contribue au développement économique de la société en général (enseignement, santé, défense, sécurité, routes, rails, etc.) ;

  • Rôle social: l’entreprise distribue des revenus : elle verse des salaires au personnel, des impôts à l’Etat, des dividendes aux actionnaires, et elle construit des écoles et des centres de santé, etc. Ce qui fait tourner l’économie et la société en général ;

  • Rôle financier : l’entreprise collecter l’épargne des agents économiques en surplus financier (capacité de financement) pour financer les besoins des agents économiques en besoin de financement. En d’autres termes, certaines entreprises jouent le rôle d’intermédiation financière comme les banques et autres institutions financières.

Ces trois rôles (économique, social et financier) sont importants et permettent à la société de tourner efficacement, au profit de la majorité de la population. L’entreprise n’est donc pas seulement un moyen de gagner de l’argent, mais aussi une institution qui développe directement ou indirectement l’environnement dans lequel elle fonctionne.

1.1.3. Les moyens de l’entreprise

L’activité de l’entreprise nécessite la combinaison de plusieurs facteurs de production, constitués par les moyens suivants :

  • Les moyens financiers: ce sont les fonds disponibles en caisse, en banque ou dans les centres des chèques postaux (CCP) de l’entreprise ;

  • Les moyens matériels: il s’agit des éléments corporels ou tangibles, en d’autres termes, les objets que l’on peut toucher comme les terrains, les locaux, les équipements, les véhicules, les marchandises, etc. ;

  • Les moyens immatériels : il s’agit des éléments incorporels ou intangibles, en d’autres termes, les objets que l’on ne peut pas toucher. Il peut s’agir de (du) :

  • Nom commercial, qui est reconnu par le public : Exemple : l’opérateur Orange ;
  • Brevet d’invention, de la marque (Coca-cola) ;
  • Achalandage : est la force d’attirer les clients potentiels (passants) par l’emplacement, la présentation, la réputation, etc. ;
  • Fonds de commerce : représente l’ensemble des objets corporels et incorporels qui permettent à l’entité d’attirer la clientèle (l’emplacement des magasins, le logo et ses couleurs, les clients qui ont l’habitude d’acheter les biens et services de l’entité, etc.), etc.

  • Les moyens humains: c’est l’ensemble des personnes qui travaillent dans l’entreprise et perçoivent une rémunération en contrepartie.

1.1.4. Les formes d’entreprise

Nous pouvons catégoriser les entreprises sous un double aspect :

  • Les entreprises à but non lucratif: celles qui ne visent nullement le profit. Ce sont des A.S.B.L ou Association sans but lucratif ;

  • Les entreprises à but lucratif: celles qui visent essentiellement le profit.

Dans ce second point de vue, nous sommes conduits à distinguer les entreprises selon les critères suivants :

  • Le statut juridique : allusion faite à la notion de propriété des capitaux, à la qualité du propriétaire ;
  • Le secteur d’activité;
  • La taille de l’entreprise;

1.1.4.1. Types d’entreprise selon leur statut juridique

1.         Les entreprises privées2.         Les entreprises sociétaires3.         Les entreprises publiques4.         Les entreprises parapubliques

Les entreprises privées sont celles qui appartiennent exclusivement à des particuliers. En d’autres termes, les capitaux investis dans ces entreprises appartiennent exclusivement aux particuliers, exclusion faite à l’Etat et aux collectivités publiques. Exemple : Orange et Rawbank. Les entreprises privées peuvent revêtir plusieurs formes, notamment :

  • Les entreprises individuelles: sont celles qui appartiennent à une seule personne. C’est le cas par exemple de petits commerces et des entreprises artisanales. Ici, les biens de l’entreprise se confondent avec ceux du propriétaire ou créateur. Créée et dirigée par une seule personne, l’entrepreneur, ce type d’entreprise n’a pas de propriétaire-associé. La responsabilité de l’entrepreneur est illimitée sur l’ensemble de tous ses biens (la notion de capital personnel est très floue) ;
  • Les entreprises sociétaires : sont celles constituées par plusieurs personnes appelées actionnaires ou associés, et ce, pour la mise en commun d’un capital social. Nous pouvons citer les variétés suivantes de personnes morales :
  • La Société en Nom Collectif (SNC): Celle dans laquelle il y a au moins deux associés qui revêtent la qualité de commerçants et répondent « indéfiniment et solidairement des dettes sociales ». Elle n’a pas de capital social minimum exigé ;
  • La société en commandite simple (SCS) : Celle qui a deux catégories d’associés : d’une part, un ou plusieurs associés « commandités », chargés de la gérance, indéfiniment et solidairement responsables des dettes sociales et d’autre part, un ou plusieurs associés responsables des dettes sociales dans la limite de leurs apports appelés « commanditaires ». Le capital est divisé en parts sociales ;
  • La Société à responsabilité limitée (SARL) : Elle est constituée par une ou plusieurs personnes (associés) responsables des dettes sociales à concurrence de leurs apports. Le capital social est représenté par des parts sociales ;
  • La Société par Actions Simplifiée (SAS) : Celle créée par un ou plusieurs associés appelés actionnaires. On l’appelle « Société par actions simplifiée unipersonnelle » (SASU) si elle est constituée par un seul associé. Aucun capital minimal n’est exigé. Elle ne peut pas faire appel public à l’épargne[1]. La responsabilité des associés est limitée à leurs apports ;
  • La Société Anonyme (SA) : C’est une société de capitaux, dont le capital social minimum est de 200 000 USD en cas d’appel public à l’épargne ou de 20 000 USD dans le cas contraire. Le capital social est représenté par des « actions » et peut varier au cours de la vie sociale de l’entité. Les actionnaires ne sont responsables des dettes sociales qu’à concurrence de leurs apports.

1.1.4.2. Les entreprises publiques

Ce sont des entreprises dont les capitaux appartiennent exclusivement à l’Etat, aux collectivités publiques ou à un groupe d’Etat. Exemple : La RTNC (La radio, télévision nationale congolaise).

1.1.4.3. Les entreprises parapubliques

Ce sont les entreprises dont les capitaux appartiennent à la fois à l’Etat et à des personnes privées. Elles sont appelées « entreprises à capitaux mixtes ». Exemple de MIDEMA.

1.1.5. Types d’entreprises d’après le secteur d’activité

1.         Les entreprises du secteur primaire 2.         Les entreprises du secteur secondaire 3.         Les entreprises du secteur tertiaire

  • Les entreprises du secteur primaire: elles ont pour activité principale l’agriculture, la pêche et l’élevage et l’exploitation forestière. Exemple : SEBO (Sociétés des élevages du Bandundu occidental) ;
  • Les entreprises du secteur secondaire : il s’agit des entreprises industrielles dont l’activité principale est la transformation des matières premières en produits semi-finis ou finis. Exemple : CIMENKAT (Cimenterie du Katanga) ;
  • Les entreprises du secteur tertiaire: on y trouve, généralement, les entreprises commerciales ou de distribution, dont l’activité principale consiste à acheter les marchandises et à les revendre sans aucune autre transformation. On parle de vente en l’état. Dans ce secteur, on distingue :
  • Le secteur tertiaire des services englobe les entreprises telles que les banques (exemple, Rawbank), les compagnies d’assurance, etc. ;
  • Le secteur tertiaire de sécurité : Celles qui ont pour activités d’assurer la sécurité des biens et des personnes, par exemple, les activités de milice, de vigile, de police et d’armée ;
  • Le secteur quartenaire : Celles qui vendent des produits et objets connectés, avec un service associé (conseil, application), qui apportent des connaissances (recherche, NTIC, enseignement…) pour la résolution globale du problème d’un consommateur. Exemple du réseaux mondial Orange avec son service Internet : OrangeMoney, accessibilité aux résultat des examens d’Etat, etc.

Notez ! Les entreprises mixtes : ce sont celles qui réalisent des opérations appartenant à plusieurs secteurs d’activités.

1.1.6. Types d’entreprises d’après leur taille

Il n’existe pas une définition uniforme de la taille des entreprises. Chaque environnement utilise des critères qui lui sont propres. C’est ainsi qu’une PME (petite et moyenne entreprise) dans un pays donné peut être considérée comme une grande entreprise dans un autre pays. Quelle que soit la classification donnée, on fait souvent référence aux critères de volume de vente ou chiffre d’affaires, de l’effectif des employés.  Dans l’Union Européenne, par exemple, est considérée comme (CORHAY et MBANGALA, 2010) :

  • Micro entreprise: une entreprise de 0 à 9 personnes employées ;
  • Petites entreprises: une entreprise de 10 à 49 personnes employées ;
  • Moyennes entreprises: une entreprise de 50 à 249 personnes employées ;
  • Grandes entreprises: une entreprise de plus de 249 personnes employées.

Remarque : le SYSCOHADA désigne par le vocable « entité », toute entreprise individuelle, sociétaire ou coopérative, publique ou privée, civile ou commerciale, avec ou sans but lucratif, régie par le droit comptable OHADA.

1.2. La notion de l’entité selon le Système Comptable OHADA

Une entité est un ensemble organisé d’une ou plusieurs personnes physiques ou morales, et d’éléments corporels ou incorporels, permettant l’exercice d’une activité économique qui poursuit un objectif propre.

Par activité économique, il faut entendre toute activité, civile ou commerciale (lire encadré N° 1), produisant des biens ou des services marchands ou non marchands, exercée dans un but lucratif ou non.

 Encadré 1.1 : Les sociétés civiles versus sociétés commercialesUne société civile est société constituée par des associés ayant une forte relation entre eux, soit parce que leurs intérêts sont intimement liés, soit parce qu’ils collaborent effectivement et personnellement à la poursuite du but social (fort intuitu personae).Les activités de nature civile sont, entre autres :·            L’agriculture,·            Les professions intellectuelles ou libérales (avocats, notaires, médecins, architectes…),·            L’immobilier.Les sociétés commerciales sont constituées dans le but de rassembler des capitaux pour exploiter un commerce ou une industrie. Ici, le capital prime sur la personnalité des associés. Les titres de propriété représentant les capitaux sont appelés “actions” (plus rarement “parts sociales”) et sont plus facilement transmissibles que dans une société civile. Dans la plupart des cas, les actionnaires des sociétés commerciales ne sont responsables qu’en fonction du montant de leur apport. 

Section 2 : Généralités sur la Comptabilité

La comptabilité permet l’élaboration des documents comptables de synthèse qui fournissent des informations financières très utiles, susceptibles de satisfaire les besoins de multiples utilisateurs. Elle constitue aussi un instrument efficace de contrôle, de prévisions et d’aide à la décision, ce qui laisse directement entrevoir la multiplicité des formes de la comptabilité qui peuvent exister.

2.1. Types de comptabilités

1.         La comptabilité publique 2.         La comptabilité privée

L’information comptable peut prendre plusieurs formes et provenir de sources diverses selon les objectifs et les attentes de différents acteurs. On distingue généralement :

  • La comptabilité publique: qui est basée sur les recettes et les dépenses de l’Etat et des collectivités publiques (provinces, villes, districts, territoires, etc.);
  • La comptabilité privée : qui s’occupe du recensement et de l’enregistrement des informations relatives à la situation financière d’une entité privée (société, entreprises, universités, hôpitaux, églises, etc.).

Notez ! Partant de cette typologie, il convient de signaler que seule la comptabilité privée fera l’objet de la suite de ce manuel. Généralement, on divise la comptabilité privée en :

 Figure 1.1. Les branches de la comptabilité privée  

Succinctement, quel est l’objet de chacune de ces comptabilités ?

2.1.1. La comptabilité analytique d’exploitation

Souvent appelée « comptabilité de gestion » ou encore « comptabilité des coûts », la comptabilité analytique d’exploitation est celle qui a pour objet :

  • De déterminer les coûts des biens et services acquis et/ou produits par l’entité et permet ainsi :
  • L’évaluation des stocks et des immobilisations produites par l’entité ;
  • La détermination des résultats par produit ou service, par groupe de produits ou par groupe de services, activités, etc.
  • De fournir des informations nécessaires à l’analyse et au contrôle des coûts, ainsi qu’à la prise des décisions.
  • La comptabilité des sociétés

La comptabilité des sociétés est l’ensemble des traitements comptables régissant les opérations spécifiques aux sociétés. Elle fait partie intégrante de la comptabilité générale. En effet, les traitements de la comptabilité des sociétés utilisent les mêmes supports que ceux de la comptabilité générale. Les principales opérations que l’on rencontre dans tous les types de sociétés sont les suivantes :

  • Opérations de constitution ;
  • Opérations de répartition des bénéfices ;
  • Opérations de modification du capital ;
  • Opérations de dissolution et liquidation, de fusion et de consolidation.

2.1.3. La comptabilité prévisionnelle ou budgétaire

Elle permet à l’entité de fixer certains critères afin de déterminer si ses objectifs ont été atteints ou non, mais également de comparer ses dépenses et recettes prévues (budgétées) aux dépenses et recettes réelles perçues. La comptabilité prévisionnelle, est la réalisation de prévisions budgétaire notamment.

2.1.4. La comptabilité générale

Appelée également la « comptabilité financière », la comptabilité générale a pour objet :

  • D’établir la situation patrimoniale de l’entité ;
  • De déterminer le résultat de l’entité et ses composantes par nature ;
  • De fournir les informations nécessaires à l’accomplissement de certaines obligations.

Prise au sens large, la comptabilité générale comprend les deux formes de comptabilité, à savoir, la comptabilité générale, traditionnellement appelée, à tort ou à raison, comptabilité commerciale et la comptabilité des sociétés.

2.1.3. Délimitation des contenus entre la comptabilité générale et la comptabilité des sociétés.

Bien que le droit comptable ne fasse pas la distinction entre ces deux formes, certains estiment encore utile d’en délimiter les contenus respectifs :

  1. La comptabilité générale: prise au sens strict, elle enregistre les opérations commerciales et financières de l’entité avec les tiers autre que les associés et les obligataires. Ces opérations concernent :

  • Les achats de biens et services ;
  • Les ventes de marchandises et de produits ;
  • Les prestations des services ;
  • Les relations avec le personnel ;
  • La naissance et l’extinction des dettes et créances résultant des opérations susvisées : paiements, encaissements, opérations de crédit, engagements de charges, etc. ;

  1. La comptabilité des sociétés: elle enregistre des opérations financières de l’entité avec ses associés et ses obligataires. Ces opérations concernent les différentes phases de l’existence de la personne morale :

  • Naissance : constitution et opérations connexes ;
  • Vie : mouvements du capital (augmentation, réduction, amortissement), affectation du résultat, relations financières avec les associés, les gérants, commissaires, entreprises apparentées, emprunts obligataires ;
  • Mort : liquidation et opérations connexes.

Notez bien : C’est à la comptabilité privée que s’intéresse notre cours dont l’objet est l’analyse et le fonctionnement de la comptabilité générale, fondement de l’information financière de toute entité dont la présentation est obligatoire et exigée par l’Etat.

2.2. Définition de la comptabilité

La comptabilité peut être définie comme un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer et enregistrer des données de bases chiffrées, de fournir après traitement approprié, un ensemble d’information conformes aux besoins des divers utilisateurs à travers des états reflétant une image fidèle du patrimoine de l’entité et du résultat ainsi dégagé à la date de la clôture ». Elle joue multiples rôles pour le fonctionnement harmonieux de l’entité dont :

¾       Rôle d’outil de communication d’informations¾       Rôle d’outil de mesure¾       Rôle d’outil de gestion et un instrument de contrôle¾       La comptabilité est une obligation légale.

2.2.1. La comptabilité est un outil de communication d’informations

La comptabilité ne crée pas de richesse. Son principal objectif est de fournir les informations financières utiles, fiables et pertinentes à un large éventail d’utilisateurs pour la prise de décisions. Deux groupes d’utilisateurs sont intéressés par ces informations :

  • Les utilisateurs « internes» : propriétaires, actionnaires, administrateurs, gestionnaires, employés, syndicats, etc. ;
  • Les utilisateurs « externes »: banquiers, clients et fournisseurs, créanciers, Etat, investisseurs, assureurs, syndicats, marchés, etc.

2.2.2. La comptabilité est un outil de mesure

Toute action humaine est dirigée vers des buts (résultats) et s’exprime par des moyens. La comptabilité mesure la valeur des moyens et des résultats de l’entité. Elle convertit en monnaie les événements d’une entité qui modifient ce qu’elle possède, gagne (ou perd) dans le cadre de ses activités.

2.2.3. La comptabilité est un outil de gestion et un instrument de contrôle

Les fonds et les biens de l’entité n’appartiennent pas forcément à ceux qui les gèrent (« Patrons-dirigeants d’entreprise »). Les propriétaires, c’est-à-dire les actionnaires, adhérents et membres, sont en droit de savoir si les dirigeants qu’ils ont nommés à la tête de leur entité sont à la hauteur de la confiance qu’ils leur ont accordée. La comptabilité permet de savoir de quelles ressources l’entité a bénéficié et comment elles ont été utilisées. Les différents partenaires doivent pouvoir être assurés que l’entité est et sera capable d’honorer ses engagements.

2.2.4. La comptabilité est une obligation légale

La tenue d’une comptabilité résulte d’obligations juridiques, sociales ou fiscales. Elle produit aussi les informations pour la comptabilité nationale. Voici ce que stipule l’article 2 de l’Acte Uniforme relatif au Droit comptable et à l’Information financière (AUDCIF) du Système comptable OHADA : « Toute entité est soumise aux dispositions du présent Acte Uniforme et doit mettre en place, pour l’information externe et pour son propre usage, une comptabilité générale conformément au présent Acte Uniforme ».

Ici, elle joue un rôle juridico-légal ; en d’autres termes, l’obligation est faite aux entités de tenir les comptes et les livres comptables conformément aux dispositions du code de commerce et aux règles fiscales, tout en conservant la traçabilité de ses différentes opérations (preuves).

2.2.5. Objectif juridique et social de la comptabilité financière

Ceci permet de comprendre que la comptabilité générale a un objectif juridique et social dans la mesure où les informations qu’elle produit sont, par nature, destinées principalement à des utilisateurs externes de l’entité. C’est en cela qu’elle se distingue de la comptabilité de gestion qui a pour objectif d’aider les décideurs de l’entité, au niveau interne, dans la prise de décisions en fournissant des informations par destination.

2.2.6. L’objectif ultime de la comptabilité générale : les états financiers annuels

Le principe de base de la comptabilité consiste à enregistrer tous les événements ou flux économiques à travers les écritures comptables. L’écriture comptable enregistre les flux commerciaux, économiques ou financiers à l’intérieur de comptes. Cet enregistrement se fait dans un livre journal, puis les écritures sont reportées dans les comptes du grand livre. La balance présente la liste des comptes avec la situation de chacun. Elle permet de dresser les états financiers : le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et les note annexes (notions qui seront explicitées un peu plus loin).

2.2.7. Importance des états financiers 

Les états financiers annuels produits par la comptabilité générale constituent un important moyen de communication, qui fournit aux parties concernées par l’entité, des informations sur la valeur et les performances de celle-ci. Parmi ces parties concernées, on peut citer :

  • Les actionnaires (associés) propriétaires juridiques de l’entité ;
  • Les managers de l’entité et les salariés ;
  • Les clients et les fournisseurs ;
  • Les banquiers en tant que bailleurs de fonds ;
  • L’Etat, garant de la nation ;
  • L’environnement, etc.

2.2.8. Notion de flux en comptabilité

Les flux sont des mouvements de biens et services se produisant à un moment donné, chaque flux ayant une valeur, un point de départ et un point d’arrivée. La comptabilité enregistre tous les événements économiques modifiant le patrimoine de l’entité, tant en valeur qu’en volume. On distingue :

  • Les flux réels: ils concernent le mouvement des biens matériels et physiques tels que les cartons de savons ;
  • Les flux quasi-réels: représentent le mouvement de services. Recevoir un patient dans une clinique, le diriger vers le médecin spécialiste, établir son diagnostic, etc. en font partie ;
  • Les flux financiers: concernent les mouvements d’argent ;
  • Les flux internes: concernent l’entité elle-même dans ses composantes ;
  • Les flux externes: concernent en même temps l’entité et ses partenaires.

2.3. Historique de la comptabilité

La comptabilité remonte à l’Antiquité. L’histoire la situe vers 2800 ans avant Jésus-Christ en Egypte, vers 200 ans avant Jésus à Babylone, etc. Elle est apparue dans les grandes civilisations anciennes à partir du moment où celles-ci avaient réuni trois éléments essentiels au fonctionnement de cette technique à savoir l’existence de l’écriture, du papier et de la monnaie.

2.3.1. Les trois formes historiques de comptabilité

Selon Pierre GARNIER, trois formes de comptabilité coexistaient au 13ème siècle :

  • La comptabilité par recettes et dépenses ou la comptabilité simple ;
  • La comptabilité par débit et crédit ou la comptabilité à partie simple ;
  • La comptabilité à partie double.

2.3.1.1. La comptabilité par recettes ou dépenses (comptabilité simple)

Egalement appelée « comptabilité de caisse », la comptabilité simple consistait et consiste encore à utiliser un seul compte, le compte « 57 Caisse » dont les recettes sont enregistrées à gauche et les dépenses à droite et, se caractérise par l’absence de la notion du « débit » et du « crédit ». C’est cette comptabilité que tient encore aujourd’hui une bonne ménagère et que tiennent également les services des Finances publiques. Raison pour laquelle cette dernière est aussi appelée « comptabilité publique ».

Exemple du compte caisse en comptabilité en partie simple

Compte 57 Caisse
Date Opération N° Pièce Recettes Dépenses Solde
03/01 Trésorerie   500 000   500 000
05/01 Achat papier A001/01   40 000 460 000
10/01 Vente stylos B002/01 100 000   560 000
31/01 Solde trésorerie       560 000

Notez bien ! La comptabilité de caisse suit la règle du droit constaté c’est-à-dire qu’elle est basée sur la seule constatation des recettes et des dépenses qui s’enregistrent au moment de l’encaissement et du décaissement. Le résultat (le bénéfice ou la perte) est la différence constatée entre les recettes et les dépenses.

Le Syscohada prévoit un Système minimal de trésorerie (SMT) destiné aux très petites entreprises. Ce système repose sur l’établissement d’un état de recettes et de dépenses dégageant le résultat de l’exercice (recette nette ou perte nette).

Inconvénients de la comptabilité simple :

Cette comptabilité présente deux grands inconvénients :

  • Elle ne donne pas la position des tiers : fournisseurs, clients, ou autres ;
  • Elle ne permet pas d’établir un bilan et dégager ainsi le résultat.

2.3.1.2. La comptabilité par débit et crédit ou comptabilité à partie simple

Afin de remédier aux insuffisances de la comptabilité simple, on a ajouté au compte unique « 57 Caisse », des comptes nominatifs pour chacun des tiers avec lesquels l’utilisateur réalisait des opérations à terme : comptes Clients, Fournisseurs, débiteurs et créditeurs et un peu plus tard, les comptes tels que marchandises, immeubles, matériels, terrain, etc.

 Encadré 1.1.: Les mentions « Débit » et « Crédit » Les mentions « débit » et « crédit » sont tirées de racines latines :1.         « Débiteur » vient du latin debitum, quelque chose que l’on doit. On enregistrait les sommes prêtées ou retirées au débit. Ainsi, « débit » signifiait « doit », c’est-à-dire celui à qui on a prêté doit.2.         « Créditeur » vient également du latin creditor, qui signifie « qui fait confiance ». On enregistrait les sommes reçues en dépôt au crédit. Ainsi, « crédit » signifiait « confiance », c’est-à-dire celui qui confiait son dépôt avec confiance.C’est le développement du crédit qui a amené la création de comptes de personnes : quand un tiers doit de l’argent, sa dette est inscrite dans une fiche « debitor », lorsque c’est l’inverse, la créance est inscrite dans une fiche « creditor ». Au début, ces deux mentions se mettaient différemment à gauche ou à droite au-dessus d’un compte et, ce n’est qu’à l’époque du professeur-moine, mathématicien italien LUCAS Bartolomes PACCIOLI en 1494 dont la paternité de la comptabilité est toujours attribuée que le « débit » sera fixé à gauche et le « crédit » à droite.Doit-on mettre les débits à droite ou à gauche ?Supposons que MBEVO doit de l’argent à l’entité. Auparavant, cette opération devrait se matérialiser par une fiche « MBEVO ». Toute somme remise à MBEVO devrait être enregistrée en entrée (+) dans la fiche et ses remboursements en sortie (-) dans la même fiche. Cette technique a une limite : faire une opération avec des (+) et des (-) s’avère compliqué. D’où l’idée de scinder la fiche MBEVO en deux, chacune ne comprenant que des nombres de même sens : la première fiche appelée « MBEVO debitor » (ou « MBEVO doit ») et la seconde « MBEVO creditor » (ou « fait confiance »).Application 1.1 : Nous vous présentons, ci-dessous, les opérations réalisées par l’entité ALPHA, une banque, avec son client MBEVO :Û      Le 20 janvier N : l’entité prête à MBEVO une somme de 1 000 F ;Û      Le 25 janvier N : MBEVO rembourse une valeur de 100 F ;Û      Le 28 janvier N : MBEVO verse 50 F ;Û      Le 30 janvier N : MBEVO emprunte 20 F supplémentaires.Travail demande : Dressez la fiche MBEVO à la date du 31 janvier N et, dégagez le solde de sa situation vis-à-vis de sa banque ! Solution :

Comme on écrit et on lit de gauche à droite, les premiers chiffres lus sont de gauche. Il est plus important de voir ce que l’on nous doit et que l’on va réclamer (ce que nous devons, c’est au créancier de nous le demander) : les « debitors » se mettront donc à gauche.

Inconvénients de la comptabilité à partie simple :

La comptabilité à partie simple n’utilise que les comptes d’un seul ordre à savoir les comptes de situation dont on pourrait déterminer le résultat en faisant la différence entre la somme des soldes des comptes des avoirs et la somme des soldes des comptes des dettes, c’est-à-dire la détermination du résultat par la formule de bilan.

2.3.1.3. La comptabilité à partie double ou comptabilité générale

Elle constitue la forme la plus développée de la comptabilité et se caractérise par :

  • Une utilisation combinée de deux groupes de comptes :
    • Les comptes de bilan qui déterminent la situation nette de l’entité, et ;
    • Les comptes de gestion qui déterminent le résultat réalisé par l’entité à une période donnée ;
  • Le fait qu’une opération donnée est enregistrée simultanément au moins dans deux comptes dont l’un est débité et l’autre crédité pour un même montant.

La comptabilité à partie double est une comptabilité d’engagement (matching) qui suit la règle du droit réel. Celle-ci stipule que tous les éléments du patrimoine de l’entité doivent être enregistrés, y compris les créances et les dettes qui ne sont pas encore encaissées ou payées. Les recettes et les dépenses sont comptabilisées dès qu’elles sont gagnées ou engagées ; les évènements sont enregistrés dès qu’ils surviennent et non au moment des encaissements ou des décaissements. La connaissance de cette règle est essentielle pour comprendre la comptabilité. Donc, le système comptable OHADA est celui de la comptabilité d’engagement.

Section 3. Appréhension des concepts comptables de base du SYSCOHADA

Nous examinerons les concepts suivants :

¾       Système comptable ¾       Normes comptables ¾       Plan comptable.

3.1. Le système comptable

Le système comptable est un ensemble organisé qui englobe tous les moyens et procédures de saisie, de recherche et de traitement d’information permettant d’atteindre les objectifs fixés par la comptabilité. Il revêt deux caractéristiques majeures qui le distinguent des autres systèmes d’information :

  • Le système comptable ne rend compte que des transactions capables de se traduire et de s’exprimer en unités monétaire. Exemple : en RDC, c’est le franc congolais ;
  • La comptabilité occupe une fonction de support et se situe en aval de toutes les autres fonctions de l’entité.

3.2. Les normes comptables

Ce sont des règles édictées par le régulateur comptable de manière à permettre au système comptable de produire des informations comptables sûres, fiables, sincères qui répondent aux exigences de l’économie. Ces règles portent sur :

  • La préparation et l’élaboration des états financiers annuels : le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et les notes annexes ;
  • La tenue de la comptabilité à travers les livres comptables : le livre-journal, le grand-livre et la balance générale des comptes ;
  • La classification des comptes en 8 classes ;
  • La présentation des états financiers annuels, etc.

3.2.1. La normalisation

La normalisation est dès lors définie comme « l’adoption d’une terminologie de règles communes et la production de documents de synthèse (ou états financiers annuels) identiques d’une l’entité à une autre.

’

Normaliser la comptabilité, c’est éditer des normes d’application générales dans le but de supprimer les différences ou variantes de peu d’intérêt général (simplifier) ; ce qui permet d’unifier les méthodes et produits comptables (états financiers annuels, méthodes d’évaluation, etc.) et conduit à les spécifier dans les textes de caractère général, légal, réglementaire ou professionnel. Exemple, IASC (International Accounting Standards committee).

3.2.2. Les objectifs de la normalisation

D’après le système comptable, la normalisation comptable a pour objectifs de définir les principes et les règles dans le but d’harmoniser les pratiques comptables et d’assurer la comparaison des informations comptables dans le temps et l’espace. Le domaine de la comptabilité vise les normes ayant un caractère d’objectif ou de principes généraux à savoir, la régularité, la sincérité et l’image fidèle.

      

3.2.3. Durée d’un l’exercice comptable

Un exercice comptable dure 12 mois. Il coïncide avec l’année civile. La durée de l’exercice est exceptionnellement inférieure à douze mois lorsque le premier exercice comptable commence au cours du 1er semestre de l’année civile (année N). Dans ce cas, la date de clôture de ce premier exercice est fixée au 31 décembre de cette même année. Cette durée est exceptionnellement supérieure à 12 mois pour l’exercice débutant au cours du second semestre de l’année civile. Car, dans ce cas, la première clôture va intervenir le 31 décembre de l’année civile suivante (année N+1). Concrètement :

  • 1ère Hypothèse: Supposons que l’entité Alpha est créée à la date du 1er avril 2021. Nous comprenons tous que cette date figure au premier semestre de l’exercice comptable 2021. Par conséquent, l’entité Alpha est contrainte à clôturer ses comptes le 31 décembre de l’exercice 2021 ;
  • 2ème hypothèse: Supposons que les activités de l’entité Alpha ont été lancées au quatorzième jour du mois de juillet 2021 (ici, il s’agit du 2ème semestre de l’année). Dans ce cas, l’exercice comptable de notre entité ira du 14 juillet 2021 au 31 décembre 2022, date à laquelle interviendra la clôture de l’exercice.

3.2.4. Cas de cessation des activités

En cas de cessation des activités, toute la période de liquidation est comptée pour un seul exercice comptable, moyennant l’établissement des situations annuelles provisoires.

  • S’il survient, entre le 31/12/N et le 30/04/N+1, un événement important qui influence négativement le résultat de l’exercice comptable clos au 31/12/N, et dont les signes précurseurs ont été observés à cette date, l’entité doit intégrer l’impact de cet événement dans le résultat de l’exercice clos au 31/12/N. Par contre, s’il n’a été observé aucun indice de cet événement au 31/12/N, l’entité se limite à le signaler dans l’annexe aux états financiers de l’exercice N.

3.3. Le plan comptable

Le plan comptable se réfère à l’ensemble des règles d’évaluation pour la tenue de la comptabilité et l’élaboration des états financiers. La liste des comptes, dont toute entité a besoin pour classer les opérations réalisées, en constitue un des principaux éléments. Le plan des comptes ou la liste des comptes présente la nomenclature comptable en vigueur dans un système comptable donné, obéissant à une codification homogène du moins en ce qui concerne la classification des comptes :

  • Le premier chiffre est réservé à la classe des comptes : par exemple, le chiffre1 est réservé aux ressources durables (capitaux propres, provisions pour risques et charges, dettes à plus d’un) ;
  • Les deux premiers chiffres sont réservés à un compte spécifique donné (compte principal) : Exemple : « 10 Capital », « 11 Réserves), etc.

3.3.1. Organisation comptable

Cette organisation est à la fois matérielle et fonctionnelle.

  • Organisation matérielle de la comptabilité

L’organisation matérielle de la comptabilité repose sur un certain nombre de supports parmi lesquels figurent :

  • Un manuel d’organisation comptable: c’est-à-dire un document qui reprend toutes les règles et procédures à respecter en vue de la compréhension du système comptable ;
  • Un plan comptable: ce dernier doit être adapté à la spécificité de l’entité ;
  • Des documents comptables: le livre-journal, le grand-livre, la balance générale des comptes et les Notes annexes (notions qui seront développés tout au long de cette première partie)
  • Organisation fonctionnelle de la comptabilité

Elle consiste à enregistrer chronologiquement, au jour le jour ou périodiquement, toutes les opérations dans les livres comptables prescrits par le système comptable en vigueur. Ces livres constituent des documents utiles pour la traçabilité, la fiabilité et le contrôle des informations comptables saisies, enregistrées et synthétisées : le livre-journal, le grand-livre, la balance générale des comptes, les livres d’inventaires, etc.

3.3.2. Systèmes d’enregistrement comptable

Deux systèmes ont fait leurs preuves pour enregistrer des informations comptables :

  • le système classique ;
  • Le système centralisateur ;
  • Le traitement comptable informatisé (ajouté par l’informatique).

3.3.2.1. Le système classique

Ce système, tel qu’il est illustré dans la figure 1.2, est adapté aux l’entités de petite taille ou de taille moyenne et consiste en la tenue d’un journal où l’on enregistre :

  • Les opérations au jour le jour à partir de documents de base appelés pièces comptables;
  • Ensuite, ces opérations sont reportées de manière périodique dans les comptes dont l’ensemble forme le grand-livre ;
  • La balance générale des comptes périodique et les états financiers sont établis à partir des informations tirées du grand-livre.

3.3.2.1.1. Documents de base ou pièces comptables

Ils désignent tout élément objectif, archivable et susceptible de donner des informations complètes de nature à permettre une écriture comptable. Les informations nécessaires sont, entre autres :

  • Les noms des personnes physiques ou morales impliquées dans la transaction ;
  • Les montants des transactions ;
  • Les dates des transactions ou de la production des pièces ;
  • Les modalités de règlement des transactions : espèces, chèque, crédit, virement, etc.

Ces pièces peuvent être : la facture, le bon de commande, le chèque, la pièce de caisse, le bon de livraison, etc. C’est à partir de ces pièces que l’on établit, enfin, les documents de synthèse en cours ou en fin d’exercice.

 Figure 1.2. Schéma du système classique de la tenue de la comptabilité OHADA Résumé :  le point de départ de l’enregistrement comptable est l’existence d’une pièce comptable. Cette pièce peut-être un bon de commande, un bon de livraison, une facture, un chèque, etc. Dès sa réception par le comptable de l’entité, ce dernier enregistre les informations y figurant dans le document comptable appelé « Journal » (ou livre-journal ». Un peu plus tard, à la fin de la journée par exemple, toutes les informations contenues dans le livre-journal sont reportées au grand-livre. A la fin d’une période donnée (généralement le mois, le trimestre ou semestre), ses informations sont consignées sur la balance générale des comptes où leurs soldes débiteurs ou créditeurs sont dégagés. Ce sont ces soldes qui vont servir de base à l’élaboration des « états financiers annuels ».
 

3.3.2.1.2. Livre-journal

C’est le document comptable sur lequel on enregistre les écritures comptables journalières de l’exercice comptable. C’est le document de saisie et de synthèse de base des transactions de l’entité avec elle-même et avec les tiers. En effet, l’entité peut procéder au regroupement de toutes les opérations de même nature, réalisées en un même lieu au cours d’une même journée et, ce, sur base d’une pièce justificative unique. Une écriture comptable qu’on appelle également un article est composé de :

  1. La date de l’enregistrement ;
  2. L’imputation comptable, c’est-à-dire de l’enregistrement au « débit » ou au « crédit » du compte ;
  3. La référence, souvent appelée « libellé » de la pièce justificative : facture, chèque, etc. ;
  4. Deux colonnes des montants : une des comptes débités et l’autre des comptes crédités.

Le livre-journal
Numérochronologiquede la série Numérosdes comptesdébités Numérosdes comptescrédités – Date de l’opération- Intitulés des comptes- Libellé de l’opération Montant débité Montantcrédité
           

Remarque : Le journal est un document légalement obligatoire, tenu sans ratures ni surcharges, ni transport en marge. Après le livre journal, on reporte ces écritures comptables dans les comptes du grand-livre après avoir été coté et paraphé par une autorité administrative compétente. Les totaux des débits doivent être égaux aux totaux des crédits.

Les opérations effectuées sur le livre-journal sont appelées les écritures comptables ou tout simplement les articles. L’expression « Passer un article ou une écriture au journal, signifie enregistrer un fait comptable dans le livre-journal. On distingue les « articles simples » des « articles composés ».

  • Un article est simple, lorsqu’il il y a un seul compte débité et un seul compte crédité. L’exemple est donné à la figure 1.3, page 1, opération n°2 du 25/03/N;
  • Il est composé lorsque plusieurs comptes sont débités et plusieurs autres sont crédités (Voir figure 1.3, opération n°1.
  • Les expressions « A reporter » et « A nouveau »

Les opérations de même nature sont regroupées et enregistrées, par exemple, à la fin d’une journée. A la fin de chaque page remplie, on totalise séparément les débits et les crédits. Ces totaux doivent être égaux. Ces totaux sont inscrits dans les colonnes correspondantes des montants des débits et crédits, précédés (dans la colonne du libellé), des termes « A reporter » à la page clôturée et « Report » ou « A nouveau » au début de la page suivante. Ces deux expressions sont illustrées sur la figure 1.3.

3.3.2.1.3. Grand-livre

Le grand livre comptable, c’est quoi ? C’est un document comptable regroupant l’ensemble des comptes du bilan d’ouverture ainsi que ceux des opérations de la période contenues dans le livre-journal. Les éléments reportés de chaque opération sont :

  • Le numéro et l’intitulé du compte ;
  • La date, l’intitulé et le numéro de pièce justificative de l’opération (preuve que l’opération a bien été effectuée). Exemple : facture, reçu de paiement, etc. ;
  • Le montant de l’opération et son sens (au débit ou au crédit) ;
  • La date et la page du journal où l’écriture se trouve inscrite doivent être mentionnées, pour retrouver aisément le libellé dans le journal. Le travail matériel de report est effectué périodiquement avec ordre et méthode pour éviter les erreurs.

 Figure 1.3. Illustrations des expressions : « A reporter » et « A nouveau »Voici les opérations qui ont généré ces écritures comptables (ou articles) : 1)          Le 22/02/N, l’entité achète un stock de marchandises pour un montant de 30 000 F. Une partie de cette marchandise est réglée par la voie bancaire, 25 000 F et l’autre à crédit, c’est-à-dire le vendeur lui accorde un délai de paiement. L’entité supporte également la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de 10 000 F. 2)          Le 25/03/N, l’entité paye au fournisseur (l’entité qui lui a précédemment vendu la marchandise à crédit) une somme de 10 000 F, puisée de la caisse. La figure 1.4 présente comment ces écritures comptables peuvent être reportées au grand-livre .
 

Voici comment ces écritures comptables peuvent être reportées au grand-livre (voir figure 1.4.

Nous pouvons citer quelques formes du grand-livre :

  • Un registre cousu: où chaque compte dispose d’un nombre de pages fixés à l’avance (voir figure 1.5) dont les inconvénients peuvent être :
  • Le maniement difficile en cas de nombreux comptes ;
  • L’impossibilité de prévoir le nombre exact de pages à consacrer à chaque compte ;
  • Le devoir d’ouvrir un nouveau registre chaque fois que les pages d’un compte sont épuisées.
  • Un registre à feuillets mobiles : où les pages non reliées avec possibilité d’intercaler d’autres feuillets en cas de besoin. Les inconvénients ne manquent pas dont le risque le plus imminent est la fraude.

 Figure 1.4. Illustration du grand-livre   

  • Des fiches individuelles classées dans une boîte rectangulaire appelée « fichier ». Inconvénient : risque de vol, de déclassement ou de perte. Pour limiter ces risques, il est conseillé de verrouiller le fichier.

 Figure 1.5. Grand-livre registre cousu et registre en forme de T

3.3.2.1.3. La Balance générale des comptes

C’est un document comptable récapitulatif dans lequel tous les comptes du grand-livre sont présentés, après sommation de chacun, à la clôture de l’exercice. Pour chaque compte, la balance générale présente :

  • Le solde débiteur ou le solde créditeur, à l’ouverture de l’exercice ;
  • Le cumul depuis l’ouverture de l’exercice des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs. Il s’agit de tenir compte des « mouvements » des comptes débités et ceux des comptes crédités ;
  • Le solde débiteur ou le solde créditeur, à la date de clôture ;

Graphiquement, une balance générale des comptes peut contenir, a minima, 6 colonnes par rapport au niveau de détails exigés par le régulateur OHADA (voir figure 1.6) :

  • 2 colonnes des soldes d’ouverture ;
  • 2 colonnes de mouvements ;
  • 2 colonnes de soldes de clôture de la période.

3.3.2.2. Le système centralisateur

Dans le système centralisateur, les opérations sont triées, classées et regroupées par nature et enregistrées dans des journaux auxiliaires ou divisionnaires au jour le jour : Exemple, journal divisionnaire des ventes, journal divisionnaire des achats, de trésorerie, etc. Par période, l’entité procède à la centralisation, c’est-à-dire au versement des écritures figurant dans les journaux auxiliaires dans un journal appelé journal général, avec report dans le grand-livre général. Dans tous les cas, ce système utilise les mêmes supports comptables.

Ce système a été motivé par la division du travail comptable pour gagner du temps, tout en améliorant la gestion de grandes entreprises. Car, dans celles-ci, le besoin d’information est énorme. Il devient impossible d’enregistrer au jour le jour, dans un seul journal et par un seul comptable, toutes leurs opérations. D’où l’importance du système centralisateur qui fait ce travail en séquences et par plusieurs comptables.

 Figure 1.6. Balane générale des comptes

Les montants des écritures des journaux auxiliaires sont ensuite reportés dans les grands livres auxiliaires avant de les reporter dans le grand livre général des comptes collectifs et généraux. A la fin de chaque mois au moins, l’entité fait la centralisation : elle somme les journaux auxiliaires, puis reprend leurs totaux dans le journal général. Ainsi, pour chaque période, les écritures des journaux auxiliaires sont résumées à raison d’un seul article par journal.

3.3.2.3. Le système journal-grand-livre ou système américain (SCA)

Il consiste à tenir, sur le même livre, le journal général et le grand livre. Les opérations sont enregistrées dans le journal et, sur les mêmes lignes, elles sont reportées au grand livre. II a trois colonnes pour le journal général : date, libellé et les flux. Mais il a autant de colonnes des débits et des crédits qu’il y a les comptes du grand-livre ouverts par l’entité.

Ce système a l’avantage de la simplification de la passation et du report des opérations. Mais, II a le gros inconvénient d’être trop encombrant pour les entités qui ont beaucoup de comptes.

[1] L’appel public à l’épargne (APE) est le fait, pour une société, de recourir pour le placement de ses titres aux services des banques ou des établissements financiers ou des intermédiaires en opérations de bourse, soit à des procédés de publicité quelconques soit au démarchage.